Čistota a pořádek v 6 krocích
Snazší organizace psacího stolu
Stále rostoucí hromada spisů, bezpočet lístků s poznámkami, fotografie z poslední dovolené a neumyté šálky od kávy – tak to vypadá na mnoha pracovních stolech. Přestože existují studie, které tvrdí, že neuklizené pracoviště probouzí kreativitu, hovoří některé argumenty pro dobře organizovanou variantu.
Fraunhoferův institut zjistil, že až třetina pracovní doby v kancelářích se promarní zbytečnými činnostmi. K této neefektivitě výrazně přispívají neorganizované pracovní stoly, na kterých musí zaměstnanci neustále hledat správný dokument. Lze tomu snadno zabránit – ukážeme Vám, jak na to.
Proč je organizace pracovního stolu tak důležitá?
Na první pohled se zdá být kontraproduktivní trávit čas organizováním pracovního stolu. Koneckonců byste místo toho udělali víc práce. Dobře organizovaný psací stůl se Vám ovšem bude v mnoha ohledech hodit:
- Pracujete rychleji, když máte všechny pracovní materiály ihned po ruce.
- Jste produktivnější a dokážete se lépe soustředit, když Vaši práci nepřerušuje neustálé hledání.
- Můžete se volněji pohybovat, když je na stole více místa.
- Děláte profesionální dojem na zákazníky a kolegy, když je Váš psací stůl uklizený.
- Bráníte šíření bakterií a virů, když je Váš pracovní stůl pravidelně uklízen.
Šest kroků pro perfektně organizovaný psací stůl
Mnozí zaměstnanci by rádi měli uklizený psací stůl, ale nevědí, kde mají začít. Pomůžeme Vám tuto překážku překonat. V šesti krocích budete mít svůj psací stůl zorganizovaný tak, že tam pořádek zůstane dlouhodobě.
1. Sklizení a vyčištění psacího stolu
Abyste měli dostatek prostoru pro přeorganizování, měli byste nejprve odklidit všechny předměty a papíry z psacího stolu. Následně plochu stolu setřete vlhkou utěrkou z mikrovlákna. Zcela vyklidit a vytřít vlhkou utěrkou byste měli i zásuvky.
V zásadě je vhodné čistit psací stůl každý týden. Zbytky jídla nebo skvrny od rozlitých nápojů byste však měli utřít hned, aby se nejprve nemohla vytvořit ohniska zárodků. Více o správném čištění elektronických kancelářských potřeb se dozvíte v následující kapitole.
2. Třídění dokumentů a pomůcek
Nyní před sebou určitě máte hromadu papírů a pracovních materiálů. Začněte nejlépe tříděním dokumentů. Můžete je roztřídit na čtyři stohy:
- Brzy potřebné pro aktuální úkoly
- Neustále potřebné
- Není jisté, jestli ještě budou potřebné
- Lze okamžitě zlikvidovat
Vše, co přistálo na 4. stohu, můžete okamžitě zlikvidovat. Dokumenty na 3. stohu můžete zlikvidovat za dva týdny, pokud je do té doby nebudete potřebovat. Papíry na 1. a 2. stohu smíte vrátit na psací stůl, pokud možno dobře uspořádané v třídicím prvku.
Nyní se věnujte svým pracovním potřebám jako tužkám, kancelářským svorkám a jiným pomůckám. Vše, co již není funkční, můžete rovnou zlikvidovat. Materiál, který už nepotřebujete, byste měli vrátit do skladu nebo předat kolegům.
3. Ergonomické uspořádání pracovních pomůcek
Cílem tohoto kroku je uspořádat všechny často potřebné pracovní pomůcky tak, abyste na ně snadno dosáhli a šetřili přitom svá záda. S těmito pomůckami zabráníte tomu, aby Váš stůl byl okamžitě zase nepřehledný:
- Použijte tak zvané pomůcky pro uvolnění psacího stolu, abyste na svém stole vytvořili větší prostor. S pomocí otočných ramen pro monitory a telefony a stojanů pro notebooky a tablety umístíte svůj hardware flexibilně do příjemné vzdálenosti.
- S pomocí systémů pro udržování pořádku, jako jsou třídicí odkladače, otočné sloupy pro pořadače a zásuvkové boxy, vyřešíte válku papírů na psacím stole. Všechny dokumenty najdou své pevné místo.
4. Organizace zásuvek
Veškeré pracovní prostředky, které musí být hned po ruce, ale nepatří na psací stůl, najdou své místo v zásuvkách. Aby v nich nebyl chaos, máme pro Vás tři tipy:
- Použijte dělicí prvky a ukládací boxy a vytvořte praktické oddíly, ve kterých najdou své místo Vaše kancelářské potřeby. Pořádek tak bude trvalý.
- Vyložte zásuvky protiskluzovou podložkou, aby předměty neklouzaly a nemíchaly se mezi sebou, jakmile otevřete zásuvku.
- Popište své zásuvky a oddíly v nich, abyste všechny pomůcky vždy uložili na stejné místo.
5. Založení přihrádky na došlou poštu
Během dne přistanou na Vašem psacím stole nejrůznější dokumenty, dopisy a poznámky. Aby do nově vytvořeného pořádku nevnesly chaos, požádejte své kolegy, aby veškerou poštu vkládali do Vámi určené přihrádky. Takto můžete svou poštu cíleně zpracovat v určitou denní dobu a nebudete rušeni při práci. Projděte poštu a rozdělte ji podle priorit následovně:
- Nedůležité okamžitě zlikvidujte.
- Předejte dál dokumenty, za které neodpovídáte.
- Uložte vše, co můžete okamžitě založit, do příslušných pořadačů.
- Zpracujte okamžitě to, co lze vyřídit za méně než pět minut.
- Určete, kdy chcete zpracovat všechny ostatní dokumenty, a uložte je jako nevyřízené, například do určené přihrádky ve Vašem třídicím prvku.
6. Úklid na konci každého pracovního dne
Naplánujte si na konci každého pracovního dne pět minut času na úklid. Uložte všechny pracovní pomůcky zpět na jejich pevné místo, abyste každé ráno začínali s čistým psacím stolem. Na konci dne se tak naladíte na zasloužený večerní odpočinek.
Jak nejlépe vyčistit elektronické přístroje na psacím stole?
Kde se v kanceláři hromadí většina bakterií a virů? Po šálku na kávu ze včerejška je největším ohniskem zárodků telefon. Jak tuto a další kancelářské pomůcky správně vyčistíte, to Vám prozradíme zde.
Telefon a chytrý telefon
Na Vašem telefonu zůstanou zárodky z ruky a úst. Obzvlášť v době nachlazení byste tyto části měli denně čistit.
- Vypněte telefon nebo chytrý telefon.
- Utřete sluchátko a tlačítka telefonu na vlhko utěrkou z mikrovlákna a dezinfekčním prostředkem.
- Dotykovou obrazovku chytrého telefonu vyčistěte hygienickým sprejem bez alkoholu a utěrkou z mikrovlákna.
- Dávejte pozor, aby se žádná tekutina nedostala do tělesa.
Klávesnice
Špinavé prsty a drobky od jídla na psacím stole znečistí Vaši klávesnici. V závislosti na stupni znečištění by mělo být dostačující týdenní čištění.
- Vypněte počítač.
- Otočte klávesnici a vyklepejte volné částečky.
- Pomocí spreje se stlačeným vzduchem vyfoukejte odolné nečistoty.
- Klávesnici na vlhko setřete utěrkou z mikrovlákna a dezinfekčním prostředkem.
- Pomocí vatových tyčinek vyčistěte meziprostory.
Myš
Co platí pro klávesnici, to platí i pro myš: Je nutné každodenní čištění, aby se zabránilo šíření zárodků.
- Vypněte počítač.
- Myš na vlhko setřete utěrkou z mikrovlákna a dezinfekčním prostředkem.
Monitor
Pohled bez pruhů a otisků prstů zajistí týdenní čištění Vašeho monitoru.
- Vypněte počítač a odpojte monitor od zdroje elektrické energie.
- Setřete monitor lehce navlhčenou utěrkou z mikrovlákna.
- Nepoužívejte přitom čističe skla nebo čističe na bázi alkoholu, protože mohou narušit povrch.
Doufáme, že Vám tipy v tomto příspěvku pomohou vytvořit příjemné a čisté pracoviště. Rádi Vám poradíme s vhodným vybavením kanceláře i výrobky pro úklid a sanitárními potřebami.
Další dotazy?
Zavolejte nám na bezplatnou linku nebo nám napište e-mail.